Order to Pay Collaboration: F.A.Q.

L’obbligo di Fatturazione Elettronica verso le PA è un driver per la digitalizzazione delle imprese oltre che della PA?

Risponde Giuseppe Crivello, Solution and Delivery manager di TESISQUARE®, intervistato dal Cor.Com.

Webinar “Carta che ti passa!” – Come e perché digitalizzare il processo di acquisizione delle fatture fa bene al business.

Risposte a cura di Daniele Marazzi, Senior Advisor Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione, Politecnico di Milano.

Quanto deve investire una piccola e media azienda (ossatura del sistema produttivo italiano) per catturare questo beneficio?

L’entità degli investimenti necessari – sia che si parli di una PMI sia che ci si metta nei panni della Grande Impresa – sono funzione della situazione di partenza e della progettualità (o, meglio, dell’insieme di progettualità) che si intende andare a sviluppare. Una risposta generale è che, oggi, i costi necessari sono proporzionati ai benefici conseguibili: non sono infrequenti modelli di offerta fortemente sbilanciati verso gli OPEX (i costi annui) rispetto ai CAPEX (l’investimento iniziale), con formule che rendono i tempi medi di rientro da questi investimenti misurabili nell’ordine dei mesi, a patto di scegliere la soluzione e l’offerta correttamente commisurata alla propria realtà. Ci sono player che hanno sviluppato modelli di offerta che divengono poco sostenibili al di sotto di una certa scala, perché pensati per un target diverso; per contro esistono sul mercato sia modelli di offerta pensati per le PMI sia modelli la cui scalabilità è estremizzata da formule prossime al “pay-per-use”. Ovviamente le funzionalità e le
performance richiesta da una grande impresa sono molto diverse rispetto a quelle necessarie per un’azienda da 50 persone e ancor più da una realtà di poche unità o unipersonale…

Se prendiamo il caso della Fatturazione Elettronica verso la PA, sebbene si sia digitalizzata parte del processo i risparmi a oggi sono risicati. Non è tutto roseo al momento, oppure siamo solo noi a incontrare difficoltà e contrattempi?

Con riferimento alla Fatturazione Elettronica verso la PA va considerato il fatto che il processo non può ancora considerarsi “a regime”. Sicuramente al momento non sono tutte rose e fiori, ma sarebbe stato clamoroso qualcosa di diverso. Il cambiamento innescato dall’obbligo è radicale e, per molte organizzazioni (sia tra i fornitori sia fra gli Enti della stessa PA), traumatico: sebbene possa sembrare inconcepibile a chi di questi temi sta sentendo parlare da anni (il primo “segnale forte” che la PA sarebbe andata in questa direzione risale alla cosiddetta “Finanziaria 2008” e, da allora, certo se ne è parlato parecchio in molti contesti e in svariate forme), per molte realtà il cambiamento è stato percepito – e viene tuttora vissuto – come imprevisto e repentino. Due aggettivi che mi viene difficile accostare a una decisione annunciata con svariati anni di anticipo… Fatta questa doverosa premessa, segnalo che alcuni effetti positivi si stanno riscontrando e che non mancano casi tanto di fornitori quanto di Enti che hanno saputo cogliere l’obbligo come uno stimolo, come l’innesco di un processo di ripensamento e revisione di processi e procedure (sì, parlo di processi e procedure e non di sistemi e servizi informatici!) da troppo tempo lasciati “intaccati” perché in effetti, funzionavano bene: ma “funzionare bene” non significa né funzionare in modo efficiente né funzionare nel modo più efficace possibile!

Con riferimento alla fatture passive ricevute in cartaceo, è possibile digitalizzarle e buttare la carta?

Confermando quanto detto in diretta, è possibile procedere alla dematerializzazione delle fattura passive ricevute in cartaceo e avviarle a un processo di Conservazione Sostitutiva. Questa modalità di conservazione è ben definita dal Legislatore, che ha recentemente sostituito il primo Decreto che l’ha introdotta nel 2004 con un nuovo testo che lo sostituisce integralmente, andando a introdurre alcune semplificazioni: il riferimento normativo è oggi costituito dal Decreto Ministeriale del 17 giugno 2014 (pubblicato in G.U. n. 146 del 26 giugno 2014 – per accedere al documento visitare questo link). Fare Conservazione Digitale (o Sostitutiva) richiede di seguire alcuni passi formali: in gran parte, accortezze di processo che, una volta definite, diventano automatismi (si veda in proposito anche il DPCM del 3 dicembre 2013 riportante le regole tecniche in materia di sistemi di conservazione – per accedere al documento visitare questo link). Va aggiunto, infatti, che l’Agenzia delle Entrate ha ormai delineato una consolidata metodologia procedurale, eliminando progressivamente qualsiasi criticità derivante dall’implementazione di soluzioni di Conservazione Digitale (si veda, su tutte la Circolare n. 18/E del 24 giugno 2014 – per accedere al documento visitare questo link). Posso segnalare una pubblicazione che abbiamo sviluppato qualche mese fa con i colleghi dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione con specifico
riferimento agli Enti della PA ma che può rappresentare un buon punto di partenza anche per un’organizzazione privata che si sta interrogando su questi temi: si tratta del Quaderno del Fare BENE Fatturazione Elettronica nelle PA (per scaricare gratuitamente il contributo, visitare questo link).

Quali benefici fiscali si stanno studiando per incentivare anche la Fatturazione Elettronica tra privati?

Al momento gli incentivi per incentivare la Fatturazione Elettronica tra privati sono stati introdotti con il Decreto Legislativo n.127 del 5 agosto 2015 (per accedere al documento, visitare questo link). In particolare, i soggetti che opteranno per la nuova modalità saranno esonerati da una serie di obblighi: l’invio dello spesometro; le comunicazioni delle operazioni con i Paesi della cosiddetta “black list”; l’invio dei modelli Intrastat, limitatamente agli acquisti di beni e alle prestazioni di servizi ricevute; la comunicazione dei dati relativi ai contratti stipulati dalle società di leasing, di locazione e noleggio; la comunicazione degli acquisti di beni da operatori economici di San Marino con assolvimento dell’IVA mediante autofatturazione. A questi vantaggi, si aggiungono anche alcune ulteriori facilitazioni: rimborsi IVA eseguiti in via prioritaria entro tre mesi dalla presentazione della dichiarazione annuale e riduzione di un anno dei termini di accertamento in materia IVA e imposte dirette.

Esistono delle linee guida per organizzare un archivio documentale digitale?

La domanda – di estremo interesse, va detto – poco si presta a una risposta breve e generalizzata.
Se si fa riferimento all’organizzazione di un archivio di documenti in Conservazione Digitale, si rimanda alle indicazioni riportate nel Decreto Ministeriale del 17 giugno 2014 (pubblicato in G.U. n. 146 del 26 giugno 2014 – per accedere al documento visitare questo link) e nel DPCM del 3 dicembre 2013 (per accedere al documento visitare questo link). Mi permetto di segnalare una pubblicazione che abbiamo sviluppato qualche mese fa con i colleghi dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione con specifico riferimento agli Enti della PA ma che può rappresentare un buon punto di partenza anche per un’organizzazione privata che si sta interrogando su questi temi: si tratta del Quaderno del Fare BENE Fatturazione Elettronica nelle PA (per scaricare gratuitamente il contributo, visitare questo link).
Se il quesito fa riferimento, invece, a linee guida per l’organizzazione di un archivio elettronica all’intero di un sistema di gestione elettronica documentale, allora la risposta non può prescindere dall’analisi dello specifico caso: non essendovi vincoli di legge e con la flessibilità assicurata da gran parte delle soluzioni oggi presenti sul mercato, è essenziale identificare bene i requisiti funzionali della singola realtà, i casi d’uso che si sceglie di abilitare e, quindi, arrivare a disegnare la soluzione più adatta alle proprie esigenze (non solo attuali ma ancor meglio prospettiche).

Come valutate la scelta di incentivare e non obbligare la Fatturazione Elettronica B2b?

Confermando quanto detto in diretta, la scelta di procedere con incentivi invece che con obbligo deriva dalla complessità e dalla pervasività di un intervento che sarebbe dovuto andare a rivedere e aggiornare un corpo normativo enorme e stratificato fin dal 1972 (il DPR n.633 del 26 ottobre 1972 (per accedere al documento, visitare questo link). Diversamente, l’introduzione di incentivi per un’adesione spontanea alla Fatturazione Elettronica si poggia su principi e possibilità già introdotte da anni e consolidate: non nasce certo in questi mesi il fenomeno della Fatturazione Elettronica tra imprese, semplicemente oggi il Legislatore ha identificato in questa modalità di fatturazione ammessa da tempo quella che permette al contempo un maggior efficacia e una maggior efficienza delle attività di controllo o monitoraggio delle attività commerciali del Paese. Personalmente, mi permetto di aggiungere che qualsiasi cambiamento subito per imposizione sarà in grado di dispiegare in modo più lento e limitato il proprio potenziale; per contro, un’adozione mossa dalla presa di coscienza dell’opportunità insita nel cambiamento stesso sarà invece capace di innescare quel percorso evolutivo fondato sul Digitale che riporterebbe la competitività delle imprese che l’abbracciano su livelli d’eccellenza anche in un contesto competitivo aperto e transnazionale.

In progetti come quello presentato, come avviene la cattura del corpo di fattura: si abilita una riconciliazione del solo totale (testata e piede) oppure anche per singola riga?

In linea generale, prescindendo dall’esperienza relativa alla case history discussa nel corso del Webinar, è possibile affermare con serenità che sono presenti sul mercato soluzioni e servizi in grado di abilitare una riconciliazione al livello di dettaglio desiderato, quindi anche a livello di singola riga presente nel corpo della fattura.

Ci sono già indicatori della pervasività dell’obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA e dell’adesione agli incentivi per la Fatturazione Elettronica B2b?

L’Agenzia delle Entrate fornisce periodicamente (su base mensile) dei report pubblici che riportano i principali indicatori del fenomeno “Fatturazione Elettronica verso la PA”. Faccio riferimento al numero di documenti transitati dal Sistema di Interscambio, ai tassi di scarto, al numero di soggetti che hanno inviato almeno un documento fattura, agli Enti della PA e agli Uffici che ne hanno ricevuta almeno una. Potrei continuare con altre informazioni, ma è più semplice rimandare al sito fatturata.gov.it che a breve dovrebbe pubblicare il report relativo al mese di ottobre (per accedere al sito, visitare questo link). Per quanto riguarda l’adesione agli incentivi per la Fatturazione Elettronica B2b, invece, è oggi ancora troppo presto per avere dei dati: la possibilità di aderire alla modalità di fatturazione che permette l’accesso alle agevolazioni scatta dal 1 gennaio 2017, come precisato dal Decreto Legislativo n.127 del 5 agosto 2015 (per accedere al documento, visitare questo link).

Esistono dei riscontri relativamente al tempo medio di rientro dall’investimento per un’azienda che volesse implementare una soluzione analoga a quella descritta nel case history?

Prescindendo per un attimo dall’offerta di TESISQUARE®, mi permetto di segnalare i risultati degli studi condotti negli anni dall’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione. Le esperienze raccolte negli anni di Ricerca attestano che tipicamente i tempi medi di rientro da investimenti in Digitalizzazione sono misurabili nell’ordine dei mesi (inferiori a 1 anno dall’entrata a regime, nella maggioranza dei casi, inferiori a 2 anni pressoché nella totalità). Naturalmente, i valori assoluti in gioco variano anche significativamente in funzione del contesto specifico, della situazione di partenza e della progettualità (o, meglio, dell’insieme di progettualità) che si intende andare a introdurre.

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